|
|
Handleiding voor het invoeren van zoogdiergegevens in Access Inhoudsopgave
Eerste HTML versie VoorwoordDe ZWG probeert met zijn tijd mee te gaan. Daarom zijn we overgestapt op het verwerken van onze gegevens met Access. Access heeft meer mogelijkheden dan dBASE en daar komt bovenop dat een aantal mensen hun gegevens liever via Access invoeren. Wie niet over Access beschikt kan natuurlijk nog steeds in dBASE gegevens blijven invoeren. Hoe er dan wel rekening mee dat er een paar afspraken gewijzigd zijn. Hierover lees je meer in deze bundel. Thierry Onkelinx SysteemvereistenOm de gegevens in Access te kunnen ingeven heb je de volgende configuratie nodig: Hardware:Processor: minstens 486, liefst Pentium (386 is
mogelijk maar zeer traag) Software:Windows 3.1 of hoger, Windows 95/98 of Windows NT Hoe krijg je de Access-fiche op je scherm?Eerst start je Windows op. Dit doe je door in een menu Windows te selecteren of naar de DOS-prompt (meestal ‘C:\>‘) win te tikken, waarna je op de Enter-toets drukt. Dan moet je Access op starten. Dit doe je door te dubbelklikken op het Access-ikoon tje. Dit ikoontje staat meestal in een groep MS-Office genaamd. Zowel Windows als Access opstarten duurt een tijdje. Zodra Access opgestart is kan je het gegevensbestand openen. Met Ctrl+O open een bestandsmenu waaruit je het te openen bestand, ZOOGDIER.M DB, kiest en op OK klikt. Het bestand wordt dan geladen en je krijgt een overzicht van alle in het bestand aanwezige tabellen te zien. Om gegevens in te voeren klikt je op View in de menubalk en dan op Forms. Vervolgens dubbelklik je op Invoer gegevens Zoogdiereninventarisatie van Vlaanderen waarna je een invulformulier op je scherm zal krijgen. Indien er reeds gegevens in het bestand staan dan zal het invulformulier de eerste waarneming op het scherm tonen. Om een blanco formulier op het scherm te krijgen kies je in de menubalk Record en vervolgens Data entry. Er zal dan een blanco formulier op het scherm staan. De cursor bevindt zich dan in het eerste veld (Soort). Om naar een volgend veld te gaan gebruik je de tab-toets. Om naar een vorig veld te gaan gebruik je Shift+tab. Doe je dit bij resp. het laatste en eerste veld dan zal je een volgend resp. vorig gegeven op het scherm krijgen. Met PageUp en PageDown kan je ook door de gegevens bladeren. Om te stoppen kies je uit de menubalk File en vervolgens Close. En tenslotte File en Exit (of Alt+F4). Access wordt dan afgesloten en je keert terug naar Windows. Opbouw van het Access bestandTabellen (Tabels)BiotoopkodesBiotoopkodeIn dit veld staan alle biotoopkodes. Elke kode bestaat uit vier letters en zijn een afkorting van de biotoop. Gelieve hier niet op eigen houtje kodes aan toe te voegen. Het bestand is zo gemaakt dat enkel de kodes in deze tabel mogen ingevoerd worden. Indien een nieuwe kode noodzakelijk zou zijn gelieve dan eert kontakt met mij op te nemen. Omschrijving biotoopkodeDit is een korte omschrijving van de biotoop bedoeld met de biotoopkode. Lijst van alle kodes
GegevensSoort (SOORT)In dat veld komt de soortkode. Een lijst met alle toegelaten kodes vind je bij Soortenlijst. Dit veld staat standaard op blanco. Aantal (AANTAL)Hier komt het (geschatte) aantal dieren dat werd waargenomen. Dit veld kan per definitie niet nul zijn. Dit veld staat standaard op 1. Datum 1 (DATUM1)Wordt enkel ingevuld als er een begindatum is van een periode waarin de zoogdieren waargenomen werden. Dit veld staat standaard op blanco. Datum 2 (DATUM2)Einde van de periode waarin de zoogdieren waargenomen werden of de exacte datum waarop waarnemingen gedaan werden. Dit veld staat standaard op blanco. Vindplaats (VINDPLAATS)Naam van de gemeente voor de fusie. Dit veld staat standaard op blanco. Toponiem (TOPONIEM)Voor het geval er een toponiem (of gehucht, straat,...) vermeld wordt op de waarnemingsformulieren kan je dat hier invoeren. Dit veld staat standaard op blanco. UTM-kode (UTM)Om de verspreiding van een soort op kleine schaal te kennen, voeren we het 1x1 km-hok in. Dat bestaat uit twee letter en viercijfers, bijv. FS6061. Een lijst met alle toegelaten kodes vind je bij UTM-kodes. Dit veld staat stand aard op blanco. Wijze (WIJZE)Hier wordt de wijze van waarnemen ingevuld. Een lijst met alle toegelaten kodes vind je bij Wijze van waarnemen. Dit veld staat standaard op ZI. Biotoop (BIOTOOP)Probeer indien mogelijk een biotoopomschrijving te geven. Een lijst met alle toegelaten kodes vind je bij Biotoopkodes. Dit veld staat standaard op blanco. Provincie (PROVINCIE)In dit veld komt de kode van provincie. Dit veld moet ingevuld worden. Enkel de onderstaande kodes worden door de computer aanvaard. Dit veld staat standaard op blanco.
Medewerker (MEDEWERKER)Achternaam en volledige voornaam van de medewerker. De eerste letter van de voornaam volstaat niet meer. We hebben namelijk een paar medewerkers met de zelfde achternaam en eerste letter van de voornaam. Zie ook bij Medewerkers. Dit veld staat standaard op blanco. Totaal aantal (TOT_AANTAL)Dit veld moet enkel ingevuld worden bij braakbalpartijen en vleermuizen in overwinteringsplaatsen. Het getal is dan het totaal aantal dieren dat in de braakbalpartij werd gevonden (ook niet-zoogdieren!) resp. het totaal aantal vleermuizen in de overwin teringsplaats. Dit veld staat standaard op 0. Omschrijving kolonieplaats (KOLPLOMSCH)Dit veld staat standaard op blanco. Dit veld is enkel van toepassing op waarnemingen van vleermuizen in kolonies. KolonieplaatsomschrijvingKodeDeze kodes zijn een afkorting van de kolonieplaatsomschrijving. Enkel de kodes in deze tabel worden aanvaard. Indien echt nodig kan er eventueel een kode aan toegevoegd worden. Maar gelieve dit enkel in overleg met mij te doen. OmschrijvingDuidelijke omschrijving van de met de kode bedoelde kolonieplaats.
MedewerkersDeze tabel zal leeg zijn. Maar aangezien bij het ingeven van medewerkers enkel die namen aanvaard worden die ook in deze tabel staan moet deze tabel eerst ingevuld worden. Vul aub alle velden in (voor zover mogelijk natuurlijk). Op die manier krijgen w ij automatisch ook alle adressen van de medewerkers zodat wij hen later nog kunnen kontakteren. NaamDe naam van een medewerker wordt liefst volledig gegeven. M.a.w. eerst de achternaam en dan de volledige voornaam. StraatPostkode Gemeente Land Geloof het of niet maar wij hebben ook (enkele) buitenlandse medewerkers. TelefoonnummerFaxnummer UTM-kodesUTMIn deze tabel staan alle UTM-kodes van Vlaanderen. De computer zal een UTM-kode die niet in deze lijst staat niet aanvaarden. Normaal gezien zitten alle UTM-kodes van heel Vlaanderen in dit bestand, maar het is mogelijk dat er hier en daar een UTM-kode niet in staat. Zeker langs de grenzen van Vlaanderen zit die kans er in. Indien dat UTM-hok zeker in Vlaanderen ligt kan je ze toevoegen. Gelieve mij dan ook te verwittigen zodat ik dat ook kan doorgeven aan de andere mensen. SoortenlijstSoortkodeDe zoogdieren worden ingevoerd aan de hand van een kode, die bestaat uit de eerste vier letters van de (wetenschappelijke) genusnaam en de eerste vier letters van het soortnaam. Het gegevensbestand is zo ingesteld dat enkel de kodes die in de tabel Soo rtenlijst staan aanvaard worden. Gelieve daarom op eigen houtje geen nieuwe kodes bij aan te maken. Bij het centraliseren van de gegevens zou dat voor problemen zorgen. Normaal gezien zijn alle soorten die mogelijk waargenomen kunnen worden opgenomen in d e tabel. Mocht er alsnog een soort ontbreken gelieve dan eerst met mij kontakt op te nemen om een nieuwe kode af te spreken, op die manier kan ik de andere medewerkers ook verwittigen. SNDit is de Nederlandse naam van de soort zoals verschenen in Zoogdieren van West-Europa of Zoogdieren van de Benelux. Synoniemen werden niet in de lijst opgenomen (bv. Dakrat en Scheepsrat, die synoniemen zijn voor Zwarte rat). Indien er achter de naam spec. staat wil dit zeggen dat men liefst deze kode gebruikt indien men niet zeker is van de juiste soort bij de zogenaamde tweelingsoorten. (bv. Dwergvleermuis spec. bij twijfel tussen Gewone en Ruige dwergvleermuis). SWDit is de wetenschappelijk (Latijnse) naam van de soort.
Wijze van waarnemenKode wijzeAfkorting van de wijze van waarnemen.Enkel de kodes in deze tabel worden aanvaard bij het invoeren van gegevens.
Formulieren (Forms)Invoer gegevens Zoogdiereninventarisatie van VlaanderenDit formulier heeft als doel het ingegeven van waarnemingen eenvoudiger te maken. Met Tab en Shift+Tab ga je naar het volgend resp. vorig veld. Waar er hoofdletters vereist zijn zet de computer kleine letters automatisch om naar hoofdletters. Hij zal dan ook enkel op die plaats letters aanvaarden. Bv. de UTM-kode bestaat uit de hoofdletters gevolgd door vier cijfers. fs0101, Fs0101 en fS0101 zullen op het scherm verschijnen als FS0101. 01FS01, FS00 en FS00C zullen een foutmelding geven omdat ze niet voldoen aan de voorwaarde van twee letter gevolgd door vier cijfers. Verschillende velden aanvaarden enkel die waarden die in een overeenkomstige tabel te vinden zijn. Het zijn de velden Soort, UTM, Wijze, Biotoop, Provincie, Medewerker en Kolonieplaatsomschrijving. Achter een paar van die velden staat een knop met daarop een naar beneden gericht pijltje. Wanneer je hierop klikt krijg je een lijst met alle aanvaardbare waarden. Indien er een kode in het veld moet ingevuld worden zal ook steeds de omschrijving van die kode te zien zijn. Op die manier kan je snel een kode opzoeken zonder de bundel bij de hand te hebben. Je kan natuurlijk ook de kode gewoon intikken. Wanneer je dit doet dan zal de computer steeds de eerste kode weergeven die begint met de letters die reeds ingetikt zijn. Op die manier volstaat het voor sommige kodes dat je slechts de eerste letter van de kode intikt, voor sommige anderen zal je wel de volledige kode moeten intikken. De mogelijkheden heb je niet wanneer je de gegevens rechtstreeks via de tabel Gegevens invoert. Wijzigingen t.o.v. dBASEVelden:Zijn verdwenen: RESERVAAT, UTM5KM, OBJKODE1, OBJKODE2, OBJKODE3, OBJKODE4, PR_IN_TOTA, PR_PER_FAM Worden anders ingevuld: MEDEWERKER Kregen andere kodes: SOORT: Een paar kodes vielen weg (ARVITERT, ARVITERS), een paar kodes veranderden (SPECIMEN CHIRSPEC) en er kwamen een paar nieuwe kodes bij (BUFOBUFO, MICRSPEC, TYTOALBA). Het doorgeven van de gegevensHet is niet nodig om het hele bestand op een diskette te zetten. Als je redelijk wat gegevens ingevoerd hebt zal het bestand zelfs te groot worden om op een diskette te zetten. Om de gegevens door te geven moet je enkel de tabellen Gegevens en Medewerkers exporteren naar een nieuw bestandje. Dit bestandje zet je dan op een diskette en stuur je op. Een tabel exporteren doe je als volgt. Je selecteert eerst de gewenste tabel. Vervolgens kies je in het hoofdmenu Bestand en dan Exporteren. Kies dan het bestand waarnaar de gegevens geëxporteerd moeten worden. DankwoordGraag zou ik Bart Christiaens, Maarten Goossens, Geert Stevens en Filip Van den Wyngaert willen danken voor het nalezen en uit testen van deze bundel. Geraadpleegde literatuurBROEKHUIZEN, S., B. HOEKSTRA, V. VAN LAAR, C. SMEENK &
J.B.M. THISSEN, 1992, Atlas van de Nederlandse zoogdieren,
Stichting Uitgeverij Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische
vereniging, Utrecht |
